Politique de confidentialité

Introduction

La présente politique décrit la manière dont Regorus, édité par la société REGORUS (SAS), collecte, utilise et protège les données personnelles des utilisateurs.

Responsable du traitement

REGORUS, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro SIREN 105 344 568, dont le siège social est situé 47 rue Vivienne, 75002 Paris.

Contact : [email protected]

Données collectées

• Identification : nom, prénom, adresse e-mail, étude notariale.
• Connexion : adresse IP, logs, navigateur.
• Contact : nom, e-mail, étude notariale et message transmis via le formulaire de contact.
• Lettre d'information : adresse e-mail transmise via le formulaire d'inscription du site, avec la date et la page de l'inscription. Elle sert uniquement à vous adresser cette lettre, jamais à autre chose, et chaque envoi comporte un lien de désinscription. Vous pouvez aussi nous écrire pour être retiré de la liste.

Données des dossiers de succession

Regorus est un outil mis à la disposition des études notariales. Les données qui figurent dans un dossier de succession sont traitées pour le compte de l'étude notariale, qui en est seule responsable du traitement. Regorus intervient en qualité de sous-traitant, sur les instructions de l'étude et dans le seul but de lui permettre de régler la succession.

Ces données comprennent notamment :

• Identité et liens de famille : identité du défunt, des héritiers, du conjoint survivant et des autres personnes intéressées à la succession, liens de parenté, quotes-parts.
• Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail et téléphone des héritiers.
• Patrimoine : comptes bancaires et coordonnées bancaires, contrats d'assurance-vie, biens immobiliers, véhicules, parts de sociétés, prêts et dettes, situation fiscale.
• Pièces justificatives : copies des documents versés au dossier par l'étude ou déposés par un héritier depuis son espace en ligne.
• Correspondance : courriers préparés et envoyés aux organismes, et leurs réponses.

Nous n'en faisons aucun usage propre : ces données ne sont ni revendues, ni exploitées à des fins commerciales, ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, et les dossiers d'une étude sont cloisonnés de ceux de toute autre étude.

Exercice de vos droits. Si vous êtes héritier ou concerné par une succession, adressez votre demande à l'étude notariale en charge du dossier : c'est elle qui décide des finalités du traitement et de la durée de conservation. Une demande qui nous parviendrait directement est transmise à l'étude concernée ; nous n'y répondons jamais à sa place et ne communiquons aucune donnée de dossier à un tiers.

Candidatures et recrutement

Lorsque vous postulez à une offre (par exemple via notre page Carrières), nous traitons les données que vous nous transmettez dans le seul but d'étudier votre candidature.

• Finalité : évaluation de votre candidature et échanges liés au recrutement.
• Données : CV, message de candidature et coordonnées.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande et intérêt légitime de Regorus à recruter.
• Conservation : le temps du processus de recrutement, puis suppression si votre candidature n'est pas retenue (au plus tard 2 ans après le dernier contact, sauf accord de votre part pour être recontacté).
• Destinataires : les seuls cofondateurs de Regorus. Vos données ne sont jamais transmises à des tiers ni utilisées à des fins commerciales.

Vous pouvez demander la suppression de votre candidature à tout moment en écrivant à [email protected].

Sous-traitants et hébergement

Vos données sont traitées par les sous-traitants suivants. Les dossiers, les pièces et la base de données sont hébergés exclusivement dans l'Union européenne. Les e-mails envoyés depuis l'adresse Regorus, et les réponses qui y reviennent, sont acheminés en France par Scaleway et par notre propre serveur de réception, sans aucun prestataire établi hors de l'Union. Un seul prestataire est établi hors de l'Union (Cloudflare), et ses transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne : il ne voit que des données techniques de connexion, n'achemine que le site d'information et les formulaires publics, pas l'application où se trouvent les dossiers.

• Scaleway SAS (filiale Iliad, Paris) : hébergement de l'application, base de données PostgreSQL, stockage de fichiers et acheminement des e-mails transactionnels (réinitialisation de mot de passe, notifications, courriers envoyés depuis l'adresse Regorus lorsque l'étude n'a pas connecté sa propre messagerie), en région fr-par (France). Les réponses à ces courriers sont reçues par un serveur que nous exploitons nous-mêmes chez Scaleway. Politique de confidentialité Scaleway.
• OVH SAS (Roubaix, France) : enregistrement du nom de domaine.
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) : gestion du DNS (résolution de domaine), acheminement du site d'information et protection des formulaires publics contre les envois automatisés. L'application, où se trouvent les dossiers, n'est pas acheminée par son réseau. Ne traite que des données techniques de connexion.
• Mistral AI SAS (Paris, France) : lecture automatique des pièces déposées. Chaque document transmis à l'étude (acte de décès, pièce d'identité, relevé bancaire, relevé d'identité bancaire…) est analysé pour en reconnaître le texte, en extraire les informations utiles au dossier et préparer les projets de courriers. Ces traitements sont couverts par un contrat de sous-traitance prévoyant la non-conservation des données transmises : elles ne sont ni stockées par Mistral AI, ni utilisées pour entraîner ses modèles. Conditions Mistral AI.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. : uniquement si votre étude connecte sa messagerie professionnelle Microsoft 365. Dans ce cas, les courriers envoyés depuis Regorus partent de votre propre boîte et leurs réponses y sont relues, via l'interface Microsoft Graph. Sans cette connexion, aucune donnée ne transite par Microsoft. Les jetons d'accès à la messagerie sont conservés chiffrés.
• Google Ireland Limited : uniquement si un membre de votre étude connecte une boîte Gmail. Les courriers partent alors de cette boîte et leurs réponses y sont relues, via l'interface Gmail de Google. Sans cette connexion, aucune donnée ne transite par Google. Le détail figure dans la section « Messagerie Gmail » ci-dessous.

L'hébergement des données applicatives et leur stockage sont réalisés en France (Scaleway, région fr-par). Les données techniques de connexion (notamment l'adresse IP) des visiteurs du site d'information et des formulaires publics peuvent transiter par le réseau de Cloudflare, susceptible d'opérer des serveurs hors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques appropriées : chiffrement en transit (TLS), authentification sécurisée, isolation stricte des données par étude notariale et sauvegardes quotidiennes conservées en France.

Messagerie Gmail : données reçues de Google

Un membre d'une étude peut connecter sa boîte Gmail à Regorus. Il donne alors son accord, sur l'écran d'autorisation de Google, pour que Regorus consulte, rédige et envoie des e-mails depuis cette boîte. Cet accès ne permet pas de supprimer définitivement un message, et Regorus ne le fait jamais.

Regorus s'en sert pour quatre choses, et seulement celles-ci, toutes à la demande de l'étude :

• Envoyer les courriers rédigés dans Regorus et validés par l'étude, depuis l'adresse Gmail du membre, avec leurs pièces jointes.
• Rattacher les réponses des organismes aux courriers du dossier. Les nouveaux messages de la boîte de réception sont lus pour reconnaître ceux qui répondent à un courrier envoyé par Regorus. Seuls ceux-là sont conservés dans le dossier (expéditeur, objet, date, texte et pièces jointes) ; les autres ne sont pas conservés.
• Échanger des pièces avec le logiciel de l'étude, si l'étude a choisi ce canal : Regorus crée dans la boîte deux libellés, « Regorus » et « Vers Regorus ». Il range sous le premier les pièces qu'il dépose, et reprend dans le dossier les pièces jointes des messages que l'étude place sous le second.
• Savoir si un dépôt a été ouvert, en lisant l'état « lu » du message déposé.

Les pièces jointes et le texte des réponses conservés dans un dossier peuvent être lus par l'intelligence artificielle de Regorus (Mistral AI, voir plus haut), comme toute pièce du dossier, pour en extraire les informations utiles à la succession. Ce traitement ne conserve pas les données chez Mistral AI et ne sert jamais à entraîner un modèle.

L'utilisation par Regorus des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent le Règlement sur les données utilisateur dans les services d'API Google, y compris ses exigences d'usage limité (« Limited Use »). Concrètement :

• ces données ne servent qu'aux fonctions décrites ci-dessus, visibles par l'étude ;
• elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni pour évaluer la solvabilité de quiconque ;
• elles ne servent pas à entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes ;
• personne chez Regorus ne lit vos messages, sauf avec votre accord pour un message précis, pour diagnostiquer un incident ou assurer la sécurité du service, ou lorsque la loi l'exige.

Les jetons d'accès à la boîte sont conservés chiffrés. Vous pouvez retirer l'accès à tout moment : depuis Regorus (« Mon compte › Ma messagerie », bouton « Déconnecter », qui retire aussi l'autorisation chez Google), ou depuis la page Applications tierces de votre compte Google. Les messages déjà rattachés à un dossier y restent, comme toute pièce, jusqu'à la purge du dossier à l'échéance de conservation fixée par l'étude.

Intelligence artificielle et marquage des contenus générés

Regorus emploie l'intelligence artificielle à deux endroits, et à deux titres différents :

• Lecture des pièces déposées : les documents transmis sont analysés pour en reconnaître le texte et en extraire les informations utiles au dossier. Cette lecture ne rédige aucun contenu, elle propose des informations que le notaire valide.
• Rédaction de projets de courriers : le corps d'un courrier peut être rédigé par l'IA à partir du modèle de l'étude et des données du dossier. Le projet est toujours relu et validé par un notaire avant l'envoi, qui en reste responsable.

Lorsqu'un courrier a été rédigé par l'IA, le fichier PDF et l'e-mail correspondants portent un marquage lisible par machine signalant l'origine du contenu, conformément à l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle. Ce marquage n'est pas visible sur le courrier et n'en modifie pas la présentation : il est inscrit dans les métadonnées du fichier et dans les en-têtes techniques du message, où un outil d'analyse peut le détecter. Un courrier rédigé à la main ou issu d'un simple modèle ne porte aucun marquage.

Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise de manière automatisée : l'IA prépare, le notaire décide.

Les études clientes et leurs conseils peuvent obtenir notre document de conformité détaillé sur simple demande à [email protected].

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez de droits d'accès, rectification, effacement, opposition et portabilité. Contact : [email protected].

Réclamation : www.cnil.fr.

Cookies

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