Courriers
Demandes aux banques et assureurs : quatre méthodes
Il existe quatre méthodes pour joindre un organisme : le courriel, le courrier postal, le formulaire en ligne et le téléphone. Regorus prend en charge les quatre, y compris celles qui demandent un humain.
- 4 méthodes d'envoi
- courriel, courrier, formulaire en ligne, téléphone. Nous nous occupons des quatre
- Votre boîte
- vos courriers partent de votre adresse habituelle, et les réponses y reviennent
- Relances personnalisables
- vous fixez le délai au bout duquel une demande sans réponse doit être relancée
Comment ça marche
- 01Détection automatique de la méthode d'envoi la plus efficace
- 02Nous effectuons les démarches à votre place : appels, formulaires en ligne
- 03Les réponses se rattachent au bon dossier, sans tri manuel
Quatre méthodes pour joindre un organisme, et nous nous occupons des quatre
Certaines caisses de retraite n'acceptent que leur formulaire en ligne. La Banque Postale ne traite les successions que par courrier. Certaines mutuelles répondent au téléphone et n'écrivent jamais. Automatiser le courriel ne règle donc qu'une partie du travail.
Regorus prend en charge les quatre méthodes. Le courriel et le courrier postal partent automatiquement. Le formulaire en ligne et l'appel téléphonique sont faits par notre équipe, pour votre compte, et vous retrouvez le résultat dans le dossier.
Aujourd'hui, dans une étude
- Une cinquantaine de courriers par dossier, suivis de mémoire ou dans un tableur.
- Des formulaires en ligne remplis à la main, un onglet à la fois.
- Des heures au téléphone, et des réponses notées sur un coin de papier.
- Les réponses reçues à trier et à ranger une par une.
Avec Regorus
- Un seul tableau de suivi, avec l'état réel de chaque demande.
- Les formulaires en ligne remplis par notre équipe.
- Les appels passés par notre équipe, avec le compte rendu écrit au dossier.
- Les réponses rattachées automatiquement au bon dossier.
Nous appelons les organismes et remplissons les formulaires à votre place
Vous transmettez la demande depuis le dossier, en indiquant ce que vous voulez obtenir. Notre équipe appelle l'organisme, ou remplit son formulaire en ligne, puis écrit dans le dossier ce qu'elle a obtenu.
Ce compte rendu est obligatoire : un appel ne peut pas être classé comme réussi sans lui. La raison est simple : un organisme joint par téléphone ne vous écrira jamais, donc si personne ne consigne sa réponse, l'appel n'a rien apporté au dossier.
- Et si l'organisme répond ?
- La demande passe en « répondue », la relance s'arrête, et ce que l'organisme a dit est écrit dans le dossier.
- Et s'il ne répond pas ?
- Nous rappelons autant de fois qu'il le faut. Si l'organisme reste injoignable par ce moyen, nous vous proposons une autre méthode, le courrier ou le formulaire en ligne. La demande reste visible dans votre suivi jusqu'à ce qu'elle aboutisse : elle n'est jamais classée sans suite dans votre dos.
Vos courriers partent de votre boîte Outlook
Regorus se raccorde à la boîte Microsoft 365 de l'étude. Vos courriers partent alors de votre adresse habituelle, figurent dans vos éléments envoyés, et les réponses reviennent se ranger dans le bon dossier.
Vos modèles de courrier existants s'importent, et restent modifiables. Les données du dossier s'y insèrent depuis un menu, et certains paragraphes n'apparaissent que dans les cas qui les concernent.
Raccordement Microsoft 365, pour Outlook et ExchangeVous fixez le délai au bout duquel une demande est relancée
Une banque répond en une quinzaine de jours, une caisse de retraite en trois semaines, le service de la publicité foncière en six. Un délai unique produirait deux erreurs à la fois : relancer une administration qui travaille normalement, et laisser dormir une banque en retard.
Regorus propose donc un délai par type d'organisme, tiré de la pratique d'une étude, et vous le modifiez si le vôtre diffère. Passé ce délai, la demande apparaît comme à relancer, et la relance vous est proposée.
| Type d'organisme | Délai proposé |
|---|---|
| Banque | 14 jours |
| Assureur-vie, mutuelle, caisse de retraite | 21 jours |
| Syndic, énergie, télécoms | 14 jours |
| Service de la publicité foncière | 42 jours |
| … | … |
Un annuaire des services successions, intégré au produit
Regorus intègre les coordonnées des services successions de plus de deux cents organismes : banques, assureurs, caisses de retraite, mutuelles, énergie, télécoms. Pour les réseaux mutualistes, il connaît les variantes régionales, parce qu'un Crédit Agricole du Nord n'a pas le même service qu'un Crédit Agricole du Sud-Ouest.
Chaque ligne indique quand elle a été vérifiée pour la dernière fois. Nous faisons de notre mieux pour la garder à jour, et cette date vous dit laquelle mérite un coup d'œil avant l'envoi. Un organisme change de service ou d'adresse sans prévenir personne : autant que ce soit visible.
Pour démarrer
- 01Vous raccordez la boîte de l'étude, ou vous laissez l'envoi passer par nousl'étude, une fois
- 02Vous importez vos modèles de courrier, si vous en avezl'étude, une fois
- 03Les organismes concernés sont identifiés à partir des pièces du dossierRegorus
- 04Le courrier est préparé, et vous décidez de l'envoyerl'étude
Les deux premières étapes sont facultatives : sans elles, l'envoi passe par notre service et nos modèles s'appliquent. L'envoi, lui, reste toujours votre décision.
« Un gain de temps considérable grâce à une structuration et un chiffrage rapides du patrimoine, des courriers d’interrogation et des relances adaptés et prêts à l’envoi, et une plateforme qui centralise les informations et l’avancée du dossier pour tous les collaborateurs. »
Questions fréquentes
Qui remplit les formulaires et passe les appels ?
Notre équipe, pour le compte de l'étude. Vous transmettez la demande depuis le dossier en indiquant ce que vous voulez obtenir, et vous retrouvez au dossier l'accusé du formulaire ou le compte rendu de l'appel.
Les courriels partent-ils de notre adresse ou de la vôtre ?
De la vôtre, dès que la boîte de l'étude est raccordée à Microsoft 365 : le message figure dans vos éléments envoyés et les réponses reviennent dans le dossier. Sans raccordement, l'envoi passe par notre service d'expédition.
Peut-on garder nos propres modèles de courrier ?
Oui, vous les importez et ils remplacent les nôtres, type de courrier par type de courrier. Ils peuvent contenir les données du dossier via un menu de variables, et des paragraphes qui n'apparaissent que dans certains cas, par exemple s'il y a un bien immobilier ou plusieurs héritiers.
Votre équipe voit-elle nos dossiers ?
L'alerte qui nous prévient d'une demande à traiter ne contient ni nom de défunt, ni nom d'héritier, ni nom d'étude, ni objet de courrier. Le contenu n'est lisible que derrière un accès authentifié, et chaque consultation est enregistrée.
Vos coordonnées d'organismes sont-elles fiables ?
Chaque ligne indique sa date de dernière vérification, et nous faisons de notre mieux pour la tenir à jour. Un organisme peut changer d'adresse sans prévenir : la date vous dit laquelle vérifier avant d'envoyer, et vos propres corrections passent ensuite devant l'annuaire général.
Les démarches que personne ne veut faire, nous les faisons.
Appeler un organisme qui ne répond qu'au téléphone, remplir un formulaire en ligne de vingt champs : notre équipe s'en charge pour votre compte, et vous retrouvez le compte rendu dans le dossier. Vous gardez la décision d'envoyer.
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