Pilotage
Suivre l'avancement d'un dossier de succession
Le dossier se lit comme un calendrier en 5 phases. Déposer la pièce attendue coche le jalon, sans clic, et l'échéance fiscale est calculée comme l'administration la calcule.
- 5 phases
- ouverture, recensement, évaluation, déclaration, clôture
- 60 jalons
- dont 33 cochés par le simple dépôt d'une pièce
- De quantième à quantième
- l'échéance de l'article 641 du CGI, avec sa fiche de calcul
Comment ça marche
- 01Le dossier s'ouvre sur les 5 phases
- 02Chaque pièce reçue coche le jalon correspondant
- 03L'échéance et les relances dues remontent seules
Un dossier qui se lit comme un calendrier, pas comme une liste de tâches
5 phases, dans l'ordre où le travail se fait : ouverture du dossier, recensement du patrimoine, évaluation, déclaration et règlement, clôture et partage. 60 éléments y sont suivis, entre les pièces à obtenir, les actes à dresser et les courriers à envoyer.
La phase répond à la seule question qu'un associé pose en réunion : où en est ce dossier. Une liste de tâches cochée à 60 % ne le dit pas, parce que toutes les tâches ne pèsent pas le même poids. Un dossier en phase d'évaluation, lui, se situe immédiatement.
- 60 éléments
- 33 pièces à obtenir, 21 actes et 6 courriers
- Adapté au dossier
- contrat de mariage, testament ou PACS n'apparaissent que s'ils existent
Une pièce déposée coche son élément, sans aucun clic
33 des 60 éléments sont des pièces, et ils se cochent quand la pièce arrive. L'acte de décès déposé coche l'acte de décès. Personne ne tient deux fois le même inventaire, une fois dans le dossier et une fois dans un tableur.
Le suivi tenu à côté
- Un tableur par étude, parfois un par collaborateur.
- Un état du dossier vrai au moment de la dernière saisie.
- Deux sources qui se contredisent, sans savoir laquelle croire.
- Un dossier repris par un confrère qui refait l'inventaire.
Le suivi tenu par le dossier
- La pièce déposée coche l'élément correspondant.
- L'état affiché est celui des pièces réellement présentes.
- Une seule source, celle que tout le monde regarde.
- Une reprise de dossier commence par un état des lieux lisible.
L'échéance fiscale est calculée selon la règle de l'administration
L'article 641 du code général des impôts donne six mois pour déposer la déclaration, et ce délai se compte de quantième à quantième : le jour du décès ne compte pas, le dernier jour du délai est compris. Pour un décès le 15 janvier, vous avez jusqu'au 15 juillet.
Deux règles s'y ajoutent, et elles décident de la date réelle. Quand le décès tombe le dernier jour d'un mois, l'échéance est le dernier jour du mois terme : un décès le 30 novembre donne le 31 mai. Et si l'échéance tombe un dimanche ou un jour de fête légale, elle est reportée au premier jour ouvrable suivant. Le délai passe à 12 mois si le décès a eu lieu hors de France métropolitaine.
Ce qui demande une action apparaît sans que vous le cherchiez
Trois choses font réapparaître un dossier sans que personne ne l'ait rouvert : une demande sans réponse au-delà de son délai, une date limite qui approche, et un dossier sur lequel plus rien ne bouge. Elles disparaissent d'elles-mêmes quand la cause a disparu.
- Qui est prévenu ?
- Le collaborateur responsable du dossier, et ceux qui y travaillent. Chacun choisit après combien de jours il veut être prévenu qu'un dossier ne bouge plus.
- Et si je consulte un dossier sans y travailler ?
- Il reste signalé. Regarder n'est pas travailler, et un dossier ne doit pas paraître actif parce que quelqu'un a jeté un œil dessus.
Pour démarrer
- 01Vous ouvrez le dossier depuis l'acte de décèsl'étude
- 02Les 5 phases et les 60 éléments se génèrentRegorus
- 03Vous ajustez les délais de relance si les nôtres ne conviennent pasl'étude, une fois
- 04Chacun choisit à partir de quand un dossier lui paraît à l'abandonchaque membre
Le plan est le même pour toutes les études, et c'est volontaire : il reproduit le déroulement d'un règlement de succession, qui ne varie pas d'une étude à l'autre. Ce qui se règle, ce sont les délais, le nom des fichiers et les intitulés du classement.
« Regorus simplifie l’instruction et le suivi de nos dossiers de succession. La gestion des pièces est centralisée, et nous gagnons un temps précieux au quotidien. »
Questions fréquentes
Le plan s'adapte-t-il à un dossier sans immobilier ?
Oui, et sans réglage. Huit éléments n'apparaissent que si le dossier les appelle : les titres de propriété, les baux, les estimations et les références cadastrales attendent qu'un bien immobilier soit recensé, les donations du conjoint attendent qu'il y ait un conjoint. Un dossier sans immobilier ne porte pas ces lignes, et son avancement ne s'en trouve pas pénalisé.
Regorus remplit-il la déclaration de succession ?
Non, et ce n'est pas notre rôle : la déclaration s'établit dans votre logiciel de rédaction d'actes, avec lequel nous n'entendons pas rivaliser. Notre travail est ce qui vient avant, et qui prend le plus de temps : réunir les pièces, les faire arriver au bon endroit, consolider l'actif et le passif, et surveiller la date limite. Vous arrivez à la déclaration avec des chiffres tenus et leurs justificatifs, au lieu de les rassembler à ce moment-là.
Comment le délai de six mois est-il calculé exactement ?
De quantième à quantième, comme le prévoient l'article 648 du code général des impôts et la doctrine administrative : le jour du décès ne compte pas, le dernier jour du délai est compris, et un décès le 15 janvier donne une échéance au 15 juillet. Deux ajustements suivent : un décès survenu le dernier jour d'un mois donne le dernier jour du mois terme, et une échéance qui tombe un dimanche ou un jour férié est reportée au premier jour ouvrable. Le délai passe à 12 mois si le décès a eu lieu hors de France métropolitaine. Regorus montre le détail du calcul pour chaque dossier, et c'est le notaire qui valide la date.
Que devient un dossier sur lequel personne n'intervient plus ?
Il vous est signalé au bout du délai que vous avez choisi pour vous-même. Une simple consultation ne le fait pas disparaître de cette liste : regarder un dossier n'est pas y travailler.
Un dossier clos est-il conservé indéfiniment ?
Non. Chaque étude fixe une durée de conservation, 10 ans par défaut, réglable de 1 à 20 ans. Le décompte part de la date de clôture et jamais de l'ouverture, et rouvrir un dossier annule la suppression programmée.
Répondre à « où en est ce dossier » sans ouvrir le dossier.
5 phases, 60 jalons dont 33 cochés par l'arrivée d'une pièce, et une échéance calculée de quantième à quantième, que l'étude valide. L'état affiché est celui des pièces réellement présentes.
À voir aussi
- Dévolution et personnesDix liens de parenté, quatre qualités dans l'acte, les personnes morales : chaque ayant droit est qualifié, et la dévolution légale vous est proposée.
- Masse successoraleChaque pièce reçue met les totaux à jour, et les inscriptions d'un état hypothécaire sont comparées aux dettes déjà recensées.
Sur le fond
- La déclaration de successionSix mois pour déposer, douze en cas de décès hors de France. Formulaires, dispenses de dépôt, coût d'un retard et options de paiement.
- Les pièces à collecterLa liste des pièces d'un dossier successoral, classée par ce qu'elle prouve, et ce qui bloque le plus souvent la collecte.